Microsoft Teams ist in vielen Unternehmen zum zentralen Kanal für Telefonie, Videoberatung und Kundenkommunikation geworden. Damit rückt eine Frage in den Vordergrund, die lange nur klassische Telefonanlagen betraf: Wie zeichnet man Teams-Gespräche rechtssicher auf – vollständig, revisionssicher und im Einklang mit MiFID II und DSGVO? Dieser Ratgeber fasst zusammen, worauf es 2026 ankommt und warum die Bordmittel von Teams dafür in regulierten Bereichen nicht ausreichen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Warum die native Teams-Aufnahme nicht genügt

Die eingebaute Aufnahmefunktion von Teams ist für Meetings gedacht: Ein Teilnehmer startet die Aufnahme manuell, sie landet in der Cloud, und alle sehen einen Hinweis. Für Compliance-Zwecke fehlen ihr aber die entscheidenden Eigenschaften: keine automatische, richtliniengesteuerte Dauer-Aufzeichnung (der Mitarbeiter kann vergessen oder bewusst nicht aufzeichnen), keine zentrale Governance, keine revisionssichere Aufbewahrung mit definierten Fristen und keine lückenlose Auswertbarkeit. Regulierte Häuser brauchen jedoch genau das: eine Aufzeichnung, die unabhängig vom guten Willen des Einzelnen greift.

Microsoft trägt dem mit einem eigenen Mechanismus Rechnung: dem policy-basierten Compliance Recording über zertifizierte Partneranwendungen, die über die Compliance-Recording-Schnittstelle von Teams angebunden werden. Nicht der Nutzer entscheidet über die Aufzeichnung, sondern eine zentrale Richtlinie – automatisch, vollständig und nachweisbar.

Die MiFID-II-Pflicht gilt auch in Teams

MiFID II ist kanalunabhängig. Aufzuzeichnen ist jede Kommunikation, die zu einer Transaktion führt oder führen soll – unabhängig davon, ob sie über die klassische Telefonanlage, das Mobiltelefon oder eben Microsoft Teams läuft. Wer Kundengespräche mit Transaktionsbezug in Teams führt, muss diese also genauso aufzeichnen wie am Festnetz. Die Aufzeichnungen sind grundsätzlich fünf Jahre aufzubewahren; auf Verlangen der zuständigen Behörde verlängert sich die Frist auf bis zu sieben Jahre.

Wichtig ist die Vollständigkeit: Eine „Insellösung", die nur einen Teil der Kanäle erfasst, schafft genau die Lücken, die in einer Prüfung auffallen. Die BaFin-Prüfungspraxis verlangt zunehmend, dass Häuser die aktive Erkennung von Off-Channel-Kommunikation nachweisen – also belegen können, dass geschäftsrelevante Gespräche nicht unbemerkt an der Aufzeichnung vorbeilaufen.

DSGVO: Einwilligung, Zweckbindung, Transparenz

Neben der aufsichtsrechtlichen Pflicht steht immer der Datenschutz. Bei der Teams-Aufzeichnung werden personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden – und der Beschäftigten – verarbeitet. Erforderlich sind eine tragfähige Rechtsgrundlage, klare Information nach Art. 13 DSGVO, die Zweckbindung (Aufzeichnung nur zu den vorab benannten Zwecken) und definierte, dokumentierte Speicherfristen. Wo gesetzliche Aufbewahrungspflichten wie MiFID II greifen, liefern sie zugleich die Grundlage und den Rahmen für die Speicherdauer.

Für die Mitarbeiterebene gilt dasselbe wie bei jeder Aufzeichnung im Beschäftigungsverhältnis: Die Einführung ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), und eine Betriebsvereinbarung ist der belastbare Weg, Zwecke, Umfang, Zugriff und Aufbewahrung verbindlich zu regeln. Die reine Einwilligung einzelner Beschäftigter trägt als alleinige Grundlage meist nicht.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Rechtssichere Teams-Aufzeichnung heißt auch: die Aufnahmen angemessen schützen. Bewährt haben sich Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, eine strikte Zugriffsbeschränkung nach dem Need-to-know-Prinzip, revisionssichere Zugriffsprotokolle, WORM-Speicherung mit Fingerprint/Hash zur Manipulationssicherheit sowie automatische Löschroutinen, die an Zweck und Frist gekoppelt sind. Ebenso wichtig ist die Datenhoheit: Wo die Aufzeichnungen liegen (On-Premise oder in einer EU-Cloud) und wer darauf zugreifen kann, ist eine bewusste Compliance-Entscheidung – kein Nebenprodukt der Kollaborationsplattform.

Rechtssichere Umsetzung mit onsoft

onsoft bindet Microsoft Teams über das richtlinienbasierte Compliance Recording an und führt Teams-Telefonie, klassische Telefonie, Screen Recording und Video-/Online-Beratung in einer Plattform zusammen. Die Aufzeichnung läuft automatisch und vollständig, WORM-gesichert mit Fingerprint-Hash und Audit-Trail, mit konfigurierbaren Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien und feingranularen Zugriffsrechten. Betrieb wahlweise On-Premise oder in der EU-Cloud – herstellerunabhängig und ohne erzwungenen US-Cloud-Pfad. So erfüllen Sie MiFID II und DSGVO über alle Kanäle hinweg, inklusive Teams, aus einer Hand.

Häufige Fragen (FAQ)

Reicht die eingebaute Aufnahmefunktion von Teams für MiFID II?
Nein. Die native Aufnahme ist manuell und meeting-orientiert; ihr fehlen die automatische, richtliniengesteuerte Dauer-Aufzeichnung, zentrale Governance und revisionssichere Aufbewahrung. Für regulierte Kommunikation braucht es richtlinienbasiertes Compliance Recording über die Compliance-Recording-Schnittstelle von Teams.

Gilt MiFID II wirklich auch für Teams-Anrufe?
Ja. MiFID II ist kanalunabhängig: Jede Kommunikation mit Transaktionsbezug ist aufzuzeichnen, egal über welchen Kanal – auch über Microsoft Teams.

Wie lange müssen Teams-Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Grundsätzlich fünf Jahre; auf Verlangen der zuständigen Behörde bis zu sieben Jahre. Datenschutzrechtlich ist die Frist zu definieren, zu dokumentieren und am Zweck auszurichten.

Was bedeutet „Off-Channel-Erkennung"?
Aufsichtsbehörden erwarten zunehmend, dass Unternehmen aktiv nachweisen können, dass geschäftsrelevante Kommunikation nicht unbemerkt über nicht aufgezeichnete Kanäle läuft – Aufzeichnung allein per Richtlinie genügt nicht mehr als Nachweis.

Können die Aufzeichnungen in der EU bleiben?
Ja. Die Aufzeichnungen lassen sich On-Premise oder in einer EU-Cloud betreiben. Ort und Zugriff sind eine bewusste Compliance-Entscheidung und sollten dokumentiert werden.